Elevenítsük fel!

Programfrissítés felfrissítése

A könyvelő programot a honlapnak helyet adó szerver-számítógép ún. tömörített (ZIP) formában tárolja. E forma oka a kisebb tárolási hely, gyorsabb letöltés lehetősége. A program frissítése két lépésben történik:

1. A tömörített programot letöltjük a honlap Letöltés menüpontja alatt valahová (winchester, floppy, pendrive),
2. A valahová letöltött tömörített programot üzembe helyezzük (kibontás, régi program felülírása).

Az iménti két lépés nem biztos, hogy minden ügyfelemnél ugyanazon a gépen történik, hisz vannak helyek, ahol egyik gépen van az internet-elérés, másik gépen a könyvelő program. Hálózat is bonyolíthatja a dolgot, de ha egyetlen gépen van is minden, gépen belül akkor se feltétlenül ugyanazon körülmények „uralkodnak” mindenütt a könyvelő program szempontjából: logikai meghajtók kiosztása, programkönyvtár. Egy a lényeg: a változatosság miatt igyekszem/igyekeztem mindenkihez telepíteni egy üzembe helyezési segédletet (parancsikont, menüpontot), melyre való kattintás a 2. lépést már 1-2 mp. alatt végrehajtja, feltéve hogy az 1. lépést helyesen végeztük el. Részletezem a lépéseket (nagyon precízen olvassuk el):

1. Két módon történhet:
   
   a) Könyvelő programmal:
   
   Ha a program jelzi, hogy újabb verziója jelent meg (azaz: korrekt kapcsolata van a honlapot üzemeltető szerver-számítógéppel), akkor legegyszerűbb ez a mód: a Szervíz menüpont alatt válasszuk a Honlap jelszóval elérhető szolgáltatásai c. almenüpontot, és gépeljük be a letöltési jelszavunkat. Helyes jelszó esetén a program megkérdezi (felajánlja) a letöltési helyet. Legtöbbször ez a C: meghajtó UGYVITEL mappája (katalógus, könyvtár). A meghajtó, és a könyvtár neve közé egy ún. fordított per jelet kell írni (Alt Gr - Q, avagy Alt - 92). Pár mp. alatt letöltődik a tömörített könyvelő program. Ezután lépjünk ki belőle, és térjünk át a 2. lépésre!
   
   b) Jelen honlapról:
   
   Válasszuk a honlap Letöltés menüpontját! Írjuk be a felhasználói nevet és letöltési jelszót! Helyesen begépelt adatok esetén új képernyő jelenik meg, ezen is kattintsunk a Letöltés feliratra, mely után böngésző programtól, és annak beállításaitól függő reagálás történik (lásd: alábbi, [...] jelek közötti megjegyzések).
   
   [ Pl. Internet Explorer alatt a képernyő felső részén megjelenhet egy nem feltűnő, halványsárga hátterű üzenetsor, mely szerint erről a webhelyről a fájlok letöltése meg van tiltva. Az üzenetsorra kattintva bejövő kis menüből a Fájl letöltése c. menüpontot válasszuk! Mozilla Firefox esetén pedig gyakran asztalra van irányítva a letöltés. Ezt a beállítást változtassuk meg arra, hogy kérdezzen rá a letöltés helyére (Eszközök - Beállítások - Főlap). Sajnos, az ABEV, és az Ügyfélkapu mindennapos használata mellett el kell sajátítani még a fájlletöltés metodikáját is. Nem bonyolult, de teljesen mechanikusan nem megy. Nagyfiú, nagylány segítsége mindenesetre aranyat érhet... ]
   
   Végül - remélhetően - felajánlódik egy kis ablak, melyből mindig a Mentés-t válasszuk, sose a Megnyitás-t! Mentés helye (az ún. valahová) gyanánt legtöbb helyen a C: UGYVITEL alkönyvtára kívánatos (ezt mindenütt tisztáztam/tisztázom: meg kell jegyezni, fel kell írni, vagy megnézni előbb a 2. lépéshez tartozó menüpont/ikon emlékeztető feliratát), de van, ahol pl. C: helyett D:, vagy floppy, pendrive (F:, G:, …).
    
   
2. Jelen sorok írója készített, és mindenkinél telepített/telepíteni fog egy helyfüggő segédletet, melyre való kattintás az iménti - remélhetően sikeresen végig vitt - letöltést követően pillanatok alatt üzembe helyezi az új programot. A fenti 1. lépés számára emlékeztetőül jelen 2. lépés feliratában fel szoktam tüntetni, hogy honnan helyeződik üzembe a program: pl. C:UGYVITEL-be letöltött könyvelőpr. üzembe helyezése, azaz: az 1. lépéssel a C:UGYVITEL-be kellene (kellett volna!) letölteni.
   

U.i.: Tapasztalom, gyakorta előfordul, hogy valaki aktív (csak épp "félretett") könyvelő program mellett akarja a 2. lépést elvégezni. Futó programot nem lehet felülírni: zárjuk be (lépjünk ki belőle), majd ismételjük meg a 2. lépést. Letöltési ceremónia sikerességének ellenőrzése: indítsuk el a könyvelő programot és nézzük meg, hogy az előképernyőn lévő ún. kibocsátási azonosító (szögletes zárójelek közötti sorszám) egyezik-e azzal, ami a honlapon legfrissebbként van aposztrofálva. Ha nem, kérem, hogy hívjon fel! Lehetőleg olyan szituációban, amikor gép előtt ül, és tudja azonnal csinálni, amit kérek.

Évzárás/évnyitás felfrissítése

Tegyük fel, 2010-es anyagot zárunk, 2011-re nyitjuk:

a) Ha még nem vettük fel a 2011-es - ún. - gyökérkönyvtárat, tegyük meg. Ez adja a 2011-es év anyagainak fiókját a számítógép winchesterén. Ezt egyszer kell megtennünk (a legelső 2011-es nyitás előtt). A gyökérkönyvtár felviteli lehetősége a program [13]-as verziójába került bele, a [13] részletezésénél elolvasható. Azért röviden itt is:

Menjük bele a programmal bármely év könyvelésébe (több ügyfeles változatnál: bármely ügyfelünknél megtehető ez): adjuk ki az Alt-F3 billentyű-kombinációt. A bejövő menüből válasszuk a program gyökérkönyvtárai menüpontot. És itt az alábbi képenyőkép analógjára az U betű (Új bevitel) leütésére kezdeményezzük a 2011-es könyvtár felvételét. Jellemzően ez a C: meghajtón van, de nem feltétlenül. A 2010-es könyvtár adatsorának értelemszerű 2011-es változatát új sorként rögzítsük be a táblába, majd lépjünk ki a programból (hálózatban ezt mindegyik gépen meg kell tenni). Újra elindítva szembesülünk a 2011-es fiókkal.

b) Az egyszeri a) lépés után jöhet a tényleges zárás/nyitás:

Alapvetően mindegyik könyvelési mód esetén azonos a zárás/nyitás módja. Kettősben azonban előbb lehet elkezdeni az újévet könyvelni, mint ahogy ténylegesen megnyitjuk (NYITÓ napló nélküli párhuzamos könyvelés - jellemzően a társasági adó bevallásáig, éves beszámolóig).

Tegyük fel: 2010-et zárjuk, 2011-et nyitjuk! Teendők sorrendben, címszavakban /ügyfelenként/:

Hogy a "fától lássuk az erdőt": a 3. lépéssel lényegében megduplázzuk a lezárt 2010-es év anyagát a gépben, és a 2011-béli másodpéldányra végezzük el csupán - 4. lépésként - a nyitást. Nem mellesleg: zárás/nyitásnál tehát rá vagyunk kényszerülve az előző évi adatok mentésére! De azért ezt évközben is illik ám rendszeresen megtenni…

Fenti négy pont közül részletezem az első és a negyedik lépést. Az első:

   1.1. Mindent könyveljünk le 2010-re, kivéve a program által képzendő záró tételeket (lásd: 1.5.)
   1.2. Indexelés (Szerviz 2. menüpontja)
   1.3. Kettősben konzisztencia-vizsgálat a Könyvelés menüpont alatt (ha hibát talál, kérjük a javítását!)
   1.4. Ellenőrizzük a könyvelés adatait: bank/pénztár záróegyenleg, és egyéb értelemszerű kontrollok
   1.5. Évzárás (egyszeresben a bank/pénztár kinullázása történik, kettősben előbb az 5-9 számlaosztályok kivezetése az ’Adózott eredmény elszámolása’ főkönyvi számra, majd az 1-4-beliek zárása a ’Zárómérleg számla’ ellenében).

A negyedik:

   4.1. Nyitás (kettősnél ennek során kérdésfeltevések történnek, melyekre adott felelős válaszok a leendő NYITÓ tételek részletezettségét befolyásolják): nyitás során törlődik(!) az előző év anyaga, de 2010-nél, valamint a mentés eszközén megmarad!
   4.2. Ellenőrizzük a nyitó tételeket (kettősben: a ’Nyitómérleg számla’ egyenlegének 0-nak kell lennie)!

Ha elbizonytalanodik a zárás/nyitás folyamán, habozás nélkül hívjon fel!

Összefoglaló a fordított ÁFÁ-ról

Kettős könyvelés

A 2008-ban jóval szélesebb körű alkalmazás kényszere miatt feleleveníteném a fordított ÁFÁ-val kapcsolatos programbeli lehetőségeket. Íme:

• 2004-ben vezettem be a + ÁFA-kódot, mely önmagában 0-mértékű, de az F6 (Egyéb+) funkcióbillentyűvel elérhető képernyőtáblán kiegészíthető (és adott esetben ki is egészítendő!) a fizetendő és a levonható ÁFA kódjával. A + kódot a közösségi forgalom inspirálta anno, de alkalmazható bármilyen olyan esetben, amikor a vevő fizeti meg, és vonja le (ha levonható) az ÁFÁ-t adott beszerzése után. A + ÁFA-kód tehát a fordított ÁFA jele a programban! Természetesen, fordított ÁFÁ-s értékesítés-számla könyvelésekor nem kell az F6-beli kiegészítés, hisz ekkor a partnernek (a vevőnek) kell majd bűvészkednie valahogy a saját ügyvitelében.
  

• Ha a fordított ÁFA alá eső értékesítés/beszerzés közösségi forgalom, akkor az F7-es (Fszla+) képernyőtáblán feltétlenül töltsük ki a vevő/szállító közösségi adószámát, hogy a program az erre épülő negyedévenkénti adatszolgáltatás információit produkálni tudja az ÁFA-tablón!
  

• Fordított ÁFA alá eső beszerzés: amint említettem, töltsük ki alkalmasan a fizetendő és a levonható ÁFA kódját az F6 alatti képernyőn. Pl. 2-es, 2-es (20-20%). Ha a levonás feltételei nem teljesülnek, akkor a levonható ÁFA minősítése X, vagy egyéb 0-mértékű legyen. Ezen ÁFA-összegeket a program nem könyveli le, de kiszámítja/kimutatja az ÁFA-tablón a + kulcsos forgalomnál, és a További kartontípusok alatt elérhető ÁFA-analitikában. Fordított ÁFA esetén ne lepődjünk meg, hogy mind az összesítő, mind az analitika az értékesítések között is tüntet fel beszerzés kapcsán keletkezett forgalmat! Pont ez a cél!
  

• A fordított ÁFA által keletkezett (tablón kimutatott) fizetendő és levonható ÁFA – természetesen – lekönyvelendő, de elegendő ezt ÁFA-bevallási terminusonként egyösszegben megtenni. Nagyon lényeges: az ilyen ÁFA lekönyvelése ne a kiemelt (program által ismert szerepkörű) főkönyvi számok között feltüntetett fizetendő/levonható ÁFA számláira történjen (jellemzően: 466, 467), hanem pl. 4661-re és 4671-re a Vegyes naplóba! Ui. különben a legközelebbi ÁFA-tablón duplán jelenne meg az ilyen számított, de egyben immár le is könyvelt ÁFA-forgalom.
  

• 2008-ban a fordított ÁFA kapcsán egy új,  F ÁFA-kódot vettem fel (lásd a program újdonságai között: [1]), de valójában ez is + kulcsos forgalomnak minősül! Csupán mentesít bennünket a vélhetően leggyakoribb 25-25%-os kombináció megadása miatti F6-os képernyő rendszeres hívogatásától.
  

• Még egy kiegészítés, mely ugyan nem tartozik közvetlenül a fordított ÁFÁ-hoz, de vele összefüggésben is hasznos lehet: az F6-os képernyőn max. 2 karakteres (tetszés szerinti, megnevezéssel ellátandó, F3-al szokásosan kereshető) kódokkal alábonthatjuk az ÁFA-tételt. Segítségével pl. külön gyűjthetők az arányosítás miatti beszerzések a teljesen levonható ÁFÁ-sokétól, csoportosíthatók az ÁFÁ-s (akár fordított ÁFÁ-s) forgalmak a magunk, ill. a 65-ös bevallás sorainak ilyen-olyan igényei szerint.
  
  
  

Egyszeres könyvelés

Itt is van + és F ÁFA-kód. Közösségi forgalmat (ahogy eddig) mindig a + kóddal könyveljünk, kiegészítve az F7-es közösségi adószámmal a vevő/szállító megnevezését! Mindkét kulcs 0-mértékű, s szemben a kettőssel, itt nem történik egyetlen listán sem meg a fizetendő, ill. előzetes ÁFA kimutatása. Azonban: a + ill. F kódok célszerű szereposztásával, ill. a kontírszámok esetleges alábontásával az ÁFA-terminusról készült ÁFA-összesítőről könnyen kinyerhető, hogy mennyi fordított ÁFA alá eső beszerzés volt, s egy rászorzással: mennyi rá eső fizetendő, ill. előzetes ÁFA. Ezen számított ÁFÁ-kat célszerűnek tartom lekönyvelni (noha nem pénzforgalmi tételek), mert a pénztárkönyv/naplófőkönyv, és az ÁFA-tabló is teljesebb lesz, ha lekönyvelésük után nyomtatjuk ki. Az esetleges lekönyvelés az ÁFA-terminus utolsó napjával történjen, + ill. F kulcsonként az ÁFA mezőkbe! Bevételek közé a fizetendő ÁFÁ-t, kiadásokhoz az előzetest. Hangsúlyozom: kulcsonként, azaz pl. a + kulcs fizetendő ÁFÁ-ját egyösszegű (alap nélküli) fizetendő ÁFA-ként, + kulccsal! Természetesen, ha van vissza nem igényelhető előzetes ÁFA fordított ÁFÁ-s beszerzés kapcsán, azt a kiadások között ne az előzetes ÁFA mezőbe, hanem egyéb kiadásba abszolváljuk! És ez utóbbinál tekintsünk el az ÁFA-kód megadásától is! Mindezen tételtípusokra 3 új kontírszámot lehetne felvenni:

    - Fizetendő ÁFA fordított ÁFA kapcsán
    - Előzetesen felszámított ÁFA fordított ÁFA kapcsán
    - Le nem vonható előzetes ÁFA fordított ÁFA kapcsán


A kontírszámok együttes forgalmának egyenlege 0 kell, hogy legyen. Ha nyitott kérdést hagytam, kérem jelezzék!